کاربرد تحلیل SWOT و PESTLE در مدیریت پروژه

SWOT یک مدل برنامه ریزی استراتژیک است که به سازمان ها کمک می کند تا مناطقی را که در آن خوب عمل می کنند و مناطقی را که می توانند بهبود بخشند، از منظر داخلی و خارجی شناسایی کنند که شامل ارزیابی نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای یک سازمان می‌شود.

در حالی که استراژی SWOT معمولاً با برنامه ‌ریزی استراتژیک سازمانی مرتبط است، می ‎توانید از آن در مدیریت پروژه نیز استفاده کنید. در ادامه مطلب به شما توضیحاتی را خواهیم داد تا بدانید که چگونه تکنیک SWOT می تواند در انتخاب و اجرای پروژه ها اعمال شود تا نتایج مورد انتظار شما را ایجاد کنند.

کاربرد تکنیک SWOT چیست؟

درست مانند استراتژی کلی سازمان شما، موفقیت پروژه های شما می تواند تحت تأثیر عوامل داخلی و خارجی قرار گیرد. تجزیه و تحلیل SWOT به کشف این عوامل در دو مقطع کلیدی کمک می کند: انتخاب پروژه های مناسب برای پیگیری و مدیریت اجرای آنها.

تحلیل SWOT چیست؟

1.تحلیل استراتژیک SWOT برای انتخاب پروژه

پروژه ها بخش مهمی از اجرای استراتژی شما هستند. اگر استراتژی در نظر گرفته شما مشخص کند که چه هدفی دارید، پروژه ها راه رسیدن شما به آنجا هستند. شما می توانید از روش SWOT برای تصمیم گیری در مورد پروژه های مختلف استفاده کنید تا بتوانید به اهداف خود برسید.

این ابزار به شما کمک می کند تا یک سبد پروژه متعادل بسازید که:

• نقاط قوت سازمان را ایجاد و تقویت می کند
• نقاط ضعف را بهبود می‎ دهد
• فرصت ها را تقویت می ‌کنند و سازمان را رشد می دهد
• از تهدیدات خارجی جلوگیری می کنند

شناسایی نقاط قوت شما در سطح استراتژیک در نهایت به اولویت بندی پروژه ها کمک می کند و تضمین می کند که در بهترین و کارآمدترین مسیر برای سازمان خود حرکت می کنید.

هنگام بررسی پروژه های بالقوه، اغلب سازمان ها ابتدا بودجه خود را بر اساس موضوع یا حوزه استراتژی تخصیص می دهند. سپس آنها می توانند با شناسایی پروژه هایی که به هر بخش از استراتژی پیوند دارد، پروژه ها را به سرعت فیلتر کنند. اگر بودجه پروژه ای 10 میلیون دلاری دارید و مثلاً 30 درصد آن را به نوآوری اختصاص می دهید، در این صورت بودجه 3 میلیون دلاری برای نوآوری دارید.

فرض کنید تمام پروژه های پیشنهادی در لیست شما که از نوآوری پشتیبانی می کنند در مجموع 5 میلیون دلار هستند. اکنون باید آن 5 میلیون دلار را به 3 میلیون دلار کاهش دهید تا به مبالغ بودجه خود برسید.

اینجاست که استفاده از روش SWOT به عنوان معیار می تواند واقعا مفید باشد. با توجه به هر پروژه، در نظر بگیرید که آیا:

1. از چه نقاط قوتی بهره‌مند است
2. به تبدیل نقطه ضعف به نقطه قوت کمک می کند
3. از فرصت استفاده می کند
4. به مقابله با یک تهدید کمک می کند

این تمرین باید به شما این حس را بدهد که کدام پروژه ‌ها برای سازمان شما مفیدتر هستند. تحلیل SWOT را به عنوان فیلتری در نظر بگیرید که تیم مدیریت شما برای کمک به انتخاب بهترین پروژه ها برای اجرای استراتژی خود تعریف کرده است.

آنالیز swot چیست؟

2.تجزیه و تحلیل SWOT در مدیریت پروژه

هنگامی که استراتژی پروژه شما تنظیم شد، می توانید از مدل SWOT برای ارزیابی نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای مرتبط با پروژه های با ارزش و پیچیده فردی استفاده کنید. تجزیه و تحلیل SWOT عوامل داخلی و خارجی را نشان می دهد که یا به پیشرفت پروژه کمک می کنند یا مانع پیشرفت پروژه می شوند. با برجسته کردن خطرات احتمالی قبل از شروع پروژه ها، می توانید برای نظارت و مدیریت برخی عوامل قابل کنترل برای اطمینان از دستیابی پروژه ها به اهداف خود آماده شوید.

یکی دیگر از دلایل قانع‌کننده برای انجام تحلیل SWOT: درک این عوامل همچنین می‌تواند به شما در ایجاد یک ماتریس RACI موثر کمک کند، بنابراین افراد مناسب در هر مرحله از پروژه برای پشتیبانی، در نظر گرفته می شوند.

استفاده از مدل SWOT برای مدیریت پروژه بسیار مناسب برای تعیین یک استراتژی کلی است. اساساً، شما می خواهید گروهی را جمع آوری کنید و نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای مرتبط با پروژه های بالقوه پیشنهاد شده توسط رهبران یا اعضای تیم را تجزیه و تحلیل کنید. برای هر پروژه، موارد زیر را مورد بحث قرار دهید:

• نقاط قوت: چه عوامل داخلی باعث موفقیت این پروژه می شود؟ به عنوان مثال، آیا اعضای باتجربه تیم داخلی دارید یا یک رابطه فروشنده عالی در یک منطقه خاص که می تواند پشتیبانی کند؟

• نقاط ضعف: چه نقاط ضعف داخلی ممکن است مانع موفقیت این پروژه شود یا تکمیل آن را چالش برانگیز کند؟ ممکن است مرکز تولید شما کم کار باشد یا مشکلات قانونی حل نشده ای داشته باشید که ادامه پروژه را دشوار می کند.

• فرصت ها: آیا فرصت های خارجی وجود دارد که باید در رابطه با پروژه از آنها استفاده کنید، مانند نظرات عمومی فعلی، تخفیف های پولی از شرکای تجاری یا موارد مشابه؟

• تهدیدها: آیا عوامل خارجی، چه در حال حاضر یا در آینده نزدیک، وجود دارد که می تواند موفقیت پروژه را تهدید کند، مانند افزایش هزینه ها یا خروج کارکنان کلیدی؟

چه در حال استفاده از تحلیلSWOT باشید یا خیر، از ماتریس SWOT برای سازماندهی ایده های خود استفاده کنید. این تصویر واضح و قابل درک، تیم شما را قادر می سازد تا از تمام جنبه ها در فرآیندهای تصمیم گیری و برنامه ریزی استفاده کند.

بهترین روش استفاده از مدل SWOT

1.در نظر گرفتن ذی‌نفعان در تمام سطوح سازمان

مشارکت دادن تیم اجرایی در تحلیل استراتژیک SWOT راه خوبی برای ارتقای شفافیت و پاسخگویی است. شما همچنین باید افرادی با دیدگاه های دیگر را نیز وارد کنید. کارمندان در سطوح پایین تر و احتمالاً حتی طرف های خارجی که ممکن است با پروژه ارتباط داشته باشند (مثلاً یک مشتری یا یک ارائه دهنده خدمات کلیدی) ممکن است اطلاعات اضافی دیگری را که مقامات بالاتر از آن آگاه نیستند، به نمایش بگذارند که به افشای نقاط کور کمک می کند.
از دیدگاه مدیریت پروژه، SWOT کار تیمی و همکاری متقابل را ترویج می کند. زمانی که همه احساس می‌کنند درگیر و مسئولیت‌پذیر هستند، مطمئناً به نتایج بهتری دست خواهید یافت.

2.آنچه مهم است را اولویت بندی کنید (یعنی سعی نکنید با همه چیز مقابله کنید!).

شما نمی توانید هر پروژه احتمالی را که شناسایی می کنید انجام دهید، بنابراین یک سیستم رتبه بندی برای کمک به تعیین اینکه کدام پروژه ها مهم تر هستند، ایجاد کنید. به عنوان مثال، می توانید تهدیدات خود را با استفاده از ارزیابی ریسک، و فرصت های خود را از طریق تجزیه و تحلیل اثرات مالی تجزیه و تحلیل کنید. ارزیابی پروژه‌های بالقوه به این روش به شما کمک می‌کند پروژه‌ هایی را که احتمال موفقیت بیشتری دارند را شناسایی کنید.
برای پروژه های فردی، مدل SWOT فاکتورهای داخلی و خارجی متعددی را نشان می دهد که باید در نظر گرفته شوند. مهم است که از همه آنها آگاه باشید، اما لازم نیست از همه آنها استفاده کنید، حداقل نه در ابتدا. هنگام برنامه ریزی آنها را در نظر داشته باشید. ممکن است برخی از آنها از طریق یک پروژه جداگانه حل شوند.

3.به طور مستمر استراتژی SWOT خود را بررسی و ارزیابی کنید

هر سال یک تحلیل SWOT برای پروژه ها به عنوان بخشی از برنامه ریزی استراتژیک خود انجام دهید، یا اگر چیزی بزرگ تغییر کرد در اواسط سال. (گاهی اوقات نقاط ضعف شما به نقاط قوت تبدیل می شوند!) و اگر در حال استفاده از تکنیک SWOT در مدیریت پروژه هستید، پس از اتمام پروژه آنالیز را مرور کنید تا ببینید چه چیزی تغییر کرده است.

پس از تشریح کامل SWOT در ادامه به بررسی تحلیل PESTEL می پردازیم.

تجزیه و تحلیل PESTLE چیست؟

تجزیه و تحلیل PESTLE برای ارزیابی عوامل خارجی مؤثر بر یک تجارت استفاده می شود:

• سیاسی: تعیین کنید که چگونه جهت گیری فعلی احزاب سیاسی ممکن است بر توسعه و رشد تجارت تأثیر بگذارد.
• اقتصادی: اثرات نرخ بهره، مالیات، بازار سهام، اعتماد مصرف کننده و سایر معیارهای اقتصادی را بررسی کنید.
• اجتماعی: تغییرات در شیوه زندگی، اهداف تبلیغاتی، اخلاقیات، جمعیت شناسی و فرهنگ را تصدیق کنید.
• فناوری: فناوری فعلی شرکت خود را ارزیابی کنید. آیا به روز است؟
• حقوقی: هر گونه قانون و مقررات جدیدی را که می تواند بر عملیات شما تأثیر بگذارد، پیش بینی کنید.
• محیط: عوامل محیطی که باید در نظر گرفته شوند را شناسایی کنید.

چرا از تجزیه و تحلیل SWOT و PESTLE استفاده کنیم؟

تجزیه و تحلیل SWOT و PESTLE برای ارزیابی سیستماتیک و کامل یک کسب و کار یا پروژه جدید استفاده می شود. این فرآیند به تصمیم گیرندگان آگاهی و درک بهتری از تغییراتی که ممکن است رخ دهد و تأثیری که این تغییرات ممکن است بر تجارت آنها بگذارد، می دهد.

در حالی که تجزیه و تحلیل SWOT بر نقاط قوت و ضعف داخلی یک شرکت متمرکز است، تجزیه و تحلیل PESTLE بر عوامل خارجی متمرکز است. استفاده از هر دو روش با هم یک ارزیابی جامع از یک پروژه ایجاد می کند.

مزایای استفاده از آنالیز SWOT و PESTLE

وقتی از این دو تحلیل با هم استفاده می کنید، آنها:

• یک ساختار ساده برای انجام تجزیه و تحلیل ارائه دهید.
• مهارت های مختلف دپارتمان را با یک هدف مشترک گرد هم بیاورید.
• شناسایی تهدیدهای بالقوه برای سازمان و کمک به کاهش تأثیر.
• کارکنان را تشویق کنید تا یک تفکر استراتژیک اتخاذ کنند.
• روشی برای یافتن و بهره برداری از فرصت های جدید ایجاد کنید.
• ارزیابی تاثیر تصمیمات مختلف قبل از اجرا.

تجزیه و تحلیل SWOT و PESTLE ابزارهای مفیدی برای مدیران پروژه برای ارزیابی جوانب مثبت و منفی تصمیمات اصلی هستند. آنها را می توان برای پروژه های بزرگ و همچنین پروژه های کوچکتر مانند کمپین های بازاریابی، سازماندهی مجدد، روش های جدید تولید و معرفی محصولات جدید اعمال کرد. فرآیند تجزیه و تحلیل دیدگاه های کارکنان را گرد هم می آورد و منجر به درک بهتر، پذیرش و اجرای موفق پروژه ها می شود.